MELAKUKAN ENTRY DATA

. Membuat Form

1. Membuat atau Merancang Form

Form merupakan salah satu objek database yang digunakan untuk mempermudah Kita memasukkan data pada tabel, menampilkan data, mencari data, memperbaiki data dan mencetaknya. Dengan form, kita bisa membuat atau bahkan merancang form yang hanya memperlihatkan sebagian field dari sebuah tabel, atau bahkan menyertakan foto Kita maupun data siswa suatu sekolah yang datanya kita simpan. Tidak itu saja, dengan form kita bisa menampilkan record record yang memenuhi kriteria tertentu.

2. Membuat Form dengan Fasilitas Form Wizard

Access 2007 menyediakan fasilitas Form Wizard dimana dalam pembuatan formnya tidak perlu merancang lagi layout form maupun gaya (style) form. Kita cukup memilih bentuk yang sudah disediakan oleh Access 2007.

Sebelum membuat form, terlebih dahulu buatlah file database dengan nama Dataku. Sedangkan nama file tabelnya yaitu Data Siswa dengan struktur tabel sebagai berikut :

Untuk membuat form dengan fasilitas Form Wizard ikuti langkah berikut ini :

a. Buka tabel Data Siswa

b. Klik tab Create.

c. Pada menu Forms klik tombol More Forms lalu pilih Form Wizard.

d. Pada form pertama pilih field-field yang akan ditampilkan pada formnya.

Apabila ingin memilih salah satu field, kita bisa mengklik dua kali field yang diinginkan atau tinggal mengklik tombol >. Untuk memilih semua field klik tombol >>. Dalam kasus ini pilih semua field lalu klik Next.

e. Pada form kedua pilih tampilan atau layout form yang diinginkan. Dalam hal ini ada empat pilihan yaitu :

o Columnar

o Tabular

o Datasheet

o Justified

Pilih Columnar lalu klik Next.

f. Pada form ketiga, kita bisa memilih style yang kita suka. Pilih Access 2007 lalu klik Next.

g. Pada form keempat kita harus memasukkan nama dari form yang kita buat. Pada form tersebut, kita juga bisa memilih untuk membuka form atau memodifikasi tampilan form yang sudah dibuat. Masukkan form Data Siswa pada isian nama form lalu pilih Open the form to view or enter information. Klik Finish untuk melihat hasil formnya.

h. Maka tampilan formnya adalah sebagai berikut:

i. Di bawah ini tampilan form, ada sebuah bar yang dapat digunakan untuk berpindah ke record selanjutnya maupun mencari record yang diinginkan.

j. Setelah itu kita dapat mengisikan data baru dengan mengklik tombol New (Blank) Record.

3. Mengubah Desain Form

Jika form yang dibuat ingin dimodifikasi sehingga menghasilkan form yang menarik, kita harus melakukan perubahan. untuk melakukan perubahan tersebut, kita bisa mulai melakukan pengaturan ulang pada form tersebut. Langkahlangkahnya adalah sebagai berikut :

a. Buka kembali Database Dataku. Pada jendela Navigation Pane, klik kanan form Data Siswa dan pilih Design View.

b. Selanjutnya muncul tampilan berikut.

c.

d. Sekarang coba kita merubah judul pada Form Header. Hal ini dapat dilakukan dengan meletakkan kursor di Form Header dan kemudian ketiklah perubahan judul yang diinginkan. Misal judulnya diubah menjadi “Data Siswa SMK Negeri 1 Sendawar”, hasilnya seperti terlihat pada gambar berikut.

e. Setelah selesai melakukan perubahan klik tab Design => pada ribbon yang tampil pilih View => Form View. Maka terlihat hasilnya seperti pada gambar.

4. Menambahkan Fungsi Matematika pada Form

Dalam bahasan menambahkan Fungsi Matematika ini kita akan menggunakan form Daftar Nilai yaitu menghitung Jumlah Nilai secara otomatis, langkahnya sebagai berikut :

a. Buat dulu table daftar nilai sebagai berikut

b. Buka kembali tabel Daftar Nilai pada basis data Database Dataku. Masuk ke Design View tabel tersebut dan tampilkan field Jumlah Nilai dan Rata-rata. Keduanya memiliki tipe data Number.

c. Selanjutnya simpan perubahan tabel dengan menekan Ctrl + S. Buatlah kembali sebuah form baru dengan nama Penilaian yang menampilkan semua field yang telah ada. Buat form dengan menggunakan Form Wizard. Hasilnya dapat kita lihat seperti berikut :

d. Untuk membuat rumus di kolom jumlah nilai dan rata-rata caranya adalah: kita masuk ke Design View dari Penilaian. Klik ganda textbox jumlah nilai. Jika kita mengklik dengan benar, maka akan muncul properties box seperti pada gambar. Jika Control Source diklik, akan muncul tombol disebelah kanan kotak Jumlah Nilai.

e. Jika tombol tersebut diklik, kita akan memasuki Expression Builder.

f. Ganti kotak dengan persamaan jumlah nilai yang sebelumnya telah diberikan, caranya :

o Ketik tanda “=” (tanpa tanda “ “), kemudian klik ganda pada nilai yang akan dijumlah.

o Klik sekali tanda tambah (+), lalu klik lagi nilai berikutnya yang akan dijumlah, dan seterusnya sampai semua nilai yang akan dihitung dimasukkan.

g. Hasilnya dapat kita lihat seperti pada gambar. Setelah selesai memasukkan persamaan, klik OK.

h. Jika telah berhasil mencapai langkah ini, simpan hasil kerja kita. Selanjutnya keluar dari Design View dan buka kembali form Penilaian. Maka akan diperoleh hasil seperti gambar berikut.

5. Menambah Fungsi Seleksi pada Form

Keterangan yang ditambahkan pada form Penilaian masih bersifat subjektif, sehingga perlu dibuat ukuran-ukuran yang jelas agar keterangan yang disampaikan memiliki makna. Sebagai contoh, jika seorang siswa mendapatkan nilai rata-rata di atas 6, maka siswa dinyatakan lulus, jika sebaliknya maka siswa tidak lulus, dapat juga diberi batasan, jika siswa mendapatkan nilai diatas atau sama dengan 8 maka siswa mendapatkan keterangan istimewa, sebaliknya siswa hanya mendapatkan nilai cukup.Untuk menyelesaikan kasus tersebut, Microsoft Access telah menyediakan fungsi seleksi yaitu fungsi IIf. Format dari fungsi ini adalah :

IIf(Pernyataan, A, B)

Maksud dari fungsi tersebut, jika pernyataan benar, maka yang diambil adalah nilai A, namun jika pernyataan salah, maka yang diambil adalah nilai B. Sekarang, untuk contoh kasus Database Dataku ini, kita buat syarat- syarat, sebagai berikut :

a. Nilai rata-rata ≥ 8; keterangan = Istimewa

b. Nilai rata-rata < 8; keterangan = Cukup

Kita berikan cukup dua syarat agar mudah bagi kita mempelajari fungsi seleksi ini. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.

Ø Buka kembali Design View dari form Penilaian. Kemudian klik ganda textbox Keterangan dan ubah Control Source melalui Expression Builder.

Ø Ketikkan fungsi berikut di dalam Expression Builder.

=IIf([RATA-RATA]>=8,"Istimewa","Cukup")

Perhatikan dengan baik penulisan fungsi seleksi, karena kesalahan kecil saja akan memyebabkan Microsoft Access tidak mengeksekusi perintah yang diberikan.

o Penulisan harus diawali dengan tanda sama dengan (“=”).

o Penulisan yang tepat adalah IIf. Walaupun demikian Microsoft Access tetap mengenali fungsi ini sekalipun ditulis dengan huruf kecil.

o Perhatikan tanda kurung buka.

o Jika yang ditampilkan pada textbox adalah kata (bukan angka), gunakan tanda kutip dua(“ “). Dalam hal ini kita gunakan kata “Istimewa” dan “Cukup”. Kedua kata ditulis lengkap dengan tanda kutip dua. Jangan lupa meletakkan tanda kurung tutup!

o Klik OK, simpan hasil perubahan yang kita lakukan dengan menekan Ctrl+S.

Ø Selanjutnya, buka kembali form Penilaian. Kita akan melihat bahwa keterangan siswa telah berubah.

Ø Setelah kita mampu membuat suatu program seleksi di Expression Builder, mungkin kita akan lebih tertantang membuat syarat-syarat yang lebih ketat. Misalnya, nilai 8 - 10 adalah istimewa, 7 - 8 adalah baik, 6 - 7 adalah kurang, sedangkan kurang dari 6 dapat diberi keterangan tidak lulus.

6. Entry Data pada Form dengan Menggunakan Keyboard

Dalam hal ini, asumsikan bahwa kita sudah mempunyai sebuah basis data yang didalamnya sudah terdapat tabel dan form. Aturan yang ada di dalam sistem manajemen basis data menyebutkan bahwa untuk memasukkan (entry) data ke dalam suatu basis data sebaiknya dilakukan melalui suatu form. Selain mudah danpraktis, pengguna form dimaksudkan untuk menghindari adanya duplikasi data. Untuk entry data tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan mouse atau keyboard. Tetapi dari kedua alat tersebut, penggunaan keyboard biasanya lebih dominan perannya.

Sebelum kita mulai memasukkan data, kita harus mengenal beberapa fungsi tombol pada keyboard yang digunakan saat memasukkan data pada form.

a. Untuk berpindah dari field satu ke field yang lain kita dapat menekan tombol Enter, Tab, dan Arrow (panah).

b. Jika kita telah mengisikan data pada semua field dan akan pindah ke lembar form yang baru dapat menekan tombol Page Down atau tekan Enter pada field terakhir.

c. Jika kamu ingin kembali ke lembar form sebelumnya, kita dapat menekan tombol Page Up.

Selanjutnya kita dapat mulai memasukkan data pada form, perhatikan langkah berikut :

Ø Buka form yang telah dibuat, misalnya form Penilaian.

Ø Setelah form terbuka, kita bisa mulai mengisikan data. Jika lembar form telah terisi kita harus mencari lembar form yang kosong dengan menekan Page Down atau dengan menekan icon pada form.

Ø Selanjutnya isikan data sesuai yang diinginkan sampai selesai.

Ø Setelah selesai melakukan input data jangan lupa untuk menyimpannya.

7. Memeriksa Hasil Entry Data

Untuk memeriksa apakah data yang kamu masukkan sudah benar dan sudah tersimpan pada basis data, dapat dilakukan dengan berbagai cara. Salah satunya dengan melihat tabel yang menyimpan data tersebut. Sebagai contoh, sekarang akan dilihat data yang baru saja dimasukkan pada bagian sebelumnya. Caranya adalah sebagai berikut:

a. Buka tabel Penilaian. Tabel Penilaian mengalami beberapa penambahan data.

b. Data yang baru dimasukkan ada pada tabel, artinya data yang dimasukkan tersimpan. Kita bisa mengecek apakah datanya sudah benar atau belum.

Kita juga bisa memeriksa hasil entry data dengan menggunakan form. Caranya adalah dengan membuka form Penilaian, kemudian kamu periksa record pada setiap lembar form dengan menggunakan tombol navigasi yang terdapat pada bagian bawah jendela form Penilaian.

Keterangan :

o Tombol digunakan untuk menuju ke record pertama.

o Tombol digunakan untuk menuju ke record sebelumnya.

o Kotak digunakan untuk menuliskan nomor record yang akan dipilih untuk ditampilkan.

o Tombol digunakan untuk menuju ke record berikutnya.

o Tombol digunakan untuk menuju ke rocord terakhir.

8. Mencetak Hasil Entry Data

Ada baiknya yang sudah kita masukkan ke dalam basis data juga dicetak ke atas kertas agar kita mempunyai arsip data tersebut secara fisik. Langkah untuk mencetak sebagai berikut :

a. Tekan tombol office => Print atau Ctrl+P.

b. Klik All untuk mencetak semua data.

c. Untuk melakukan pengaturan jenis kertas, pewarnaan dan sebagainya, kita dapat menggunakan tombol properties.

d. Tekan Enter atau klik OK jika sudah selesai.

http://hunt27.blogspot.com/2013/05/melakukan-entry-data.html